Переводим малое предприятие на «облака»

Задумали как-то раз мы свою маленькую компанию, которая занимается преимущественно веб-дизайном и продвижением веб-сайтов, на облака перевести, дабы повысить уровень зарплат персоналу за счет снижения расходов на ИТ и аренду рабочих площадей.


Отправная точка:
1. Кол-во рабочих мест: 11 ед.
2. Оплата ИТ-аутсорсера: 15 000 руб./мес.
3. Аренда площадей: 4 комнаты (кабинет директора; бухгалтерия; комната совещаний, комната работников пополам с серверной) за 28 000 руб./мес.
(В серверной располагались север Active Directory, NFS-сервер, все коммуникационное оборудование, веб-сервер с разрабатываемыми веб-проектами)
4. Покупка ПО ежегодно: примерно 40 000 руб./год.
5. Затраты на текущий ремонт, обновление, закупку комплектующих: 100 000 руб./год.
6. Затраты на междугороднюю телефонную связь 2500 руб/мес.
7. Затраты на интернет 2000 руб./мес.
8. Затраты на хостинг 200 руб/ мес.
Итого, текущие расходы на ИТ и рабочие площади составляют 59 366 руб./мес. Не так много, но уменьшить можно.
Посмотрим, сколько сможем сэкономить, если произведем внедрение облачных сервисов, благо таких сейчас довольно много.
Модификации
1. Повышение надежности доступа в Интернет (при работе с облаками это критично)
От серверной комнаты во все остальные комнаты проложена витая пара, в добавок имеется wifi-роутер для мобильных устройств. Было решено докупить фаервол от D-Link DFL-800 и 3G роутер D-Link DIR-320. Также были приобретены два 3G модема с SIM-картами двух разных провайдеров (для быстрой замены). Фаерволы на подобие D-Link DFL-800 имеют возможность автоматически перенаправлять запросы между двумя WAN портами, при пропадании связи на одном из них. Соответственно на WAN1 была подключена витая пара, идущая от провайдера, а на WAN2 был заведен 3G роутер. На LAN порты были заведены сеть компании и wifi-роутер. Итого все усовершенствования обошлись в 20 000 руб.

2. Работа с документами на облаках

В нашей компании, как и во многих других, вся работа с документами ведется в форматах doc, docx, xls, xlsx, т.е. с форматами продвигаемых Microsoft. Чтобы сохранить преемственность и не переучивать бухгалтеров, было решено обратиться к сервису SkyDrive от Microsoft, где можно получить 7 Гб на человека бесплатно, и, самое главное, на этом сервисе предоставляются онлайн редакторы офисных документов.

Скриншот Excel Web App

Скриншот Word Web App

 Почему мы не стали использовать Google Docs? Да все просто: интерфейс необычный, следовательно, необходимо переобучать персонал; что-то новое всегда вызывает страх, а страх персонала на этапе введения чего-то нового вызывает в конце концов неприятие и сопротивление принятию нового. К всему прочему Google Docs не редактирует файлы в указанных выше форматах.

3. Внедряем вспомогательные облачные приложения. 
После того, как работники разобрались со SkyDrive, наступило время заменять привычное ПО облачным. Первое, что было внедрено - WebICQ, за место десктопного клиента ICQ. Это нововведение не вызвало нареканий, а скорее наоборот. Удобный интерфейс WebICQ понравился пользователям.

Дальнейшей замене подверглись графические редакторы. В качестве кандидатов были выбраны два интересных веб-приложения:

- Pixlr Editor - бесплатный онлайн аналог Adobe Photoshop. Позволяет создавать и редактировать изображения, может работать со слоями. В распоряжение пользователя имеется полный набор необходимых инструментов. Данное веб-приложение работает с графическими файлами на устройстве пользователя, также можно хранить изображения на хостинге разработчика этого приложения, но для этого необходимо пройти регистрацию.

- Graphity Diagram Editor - бесплатный онлайн редактор диаграмм. Может во многом заменить Visio. Бесценный инструмент для того, чтобы быстро нарисовать красивую и информативную диаграмму. Результаты работы можно сохранить в специфическом формате на устройстве пользователя, также можно экспортировать полученную диаграмму в формат PNG и, конечно же, распечатать.

В качестве переводчиков были использованы всем известные сервисы translate.google.ru (от компании Google) и translate.ru (от компании ПРОМТ). Не будем на них останавливаться, поскольку их и так все знают.
Дабы исключить на рабочих местах всяческую нелегальщину, в том числе нелегальные MP3, было настоятельно предложено работникам использовать онлайн плеер Яндекс.Музыка по причине его легальности.
Яндекс.Музыка - один из первых легальных облачных музыкальных сервисов. Можно создать свой плейлист, который привязывается к Яндекс-аккаунту. Сам пользуюсь и другим рекомендую.

Для осуществления междугородних звонков было решено воспользоваться сервисом телефонии от mail.ru по трем причинам:

• устраивает диапазон цен
• имеются клиенты для большинства мобильных платформ
• имеется веб-клиент данного сервиса (см. рисунок ниже)

4. «Общая папка»
Знакомый для всех системных администраторов термин «Общая папка» тоже должен был претерпеть изменения. Изначально была внедрена «облачная общая папка» на базе DropBox (о чем повествовалось в статье «Общая папка» на «облаках»: Dropbox ), и она использовалась довольно продолжительное время. Буквально на днях на облачном сервисе «Яндекс.Диск» появилась новая функция, предназначенная для совместной работы с папками.

Теперь пользователи данного сервиса могут создавать общую папку для обмена файлами. Общей папкой можно пользоваться через веб-интерфейс, с помощью мобильного приложения для iPhone и Android, а также программы для Windows, Windows 8 и Mac OS. Программа «Яндекс.Диск» позволяет работать с общей папкой, как с любой другой папкой на компьютере. Если добавить в нее новый файл, он появится у всех пользователей общей папки. Для каждого пользователя общей папки можно задавать права на редактирование файлов, к тому же 10ГБ бесплатного дискового пространства, проверяемого антивирусом. Поэтому мы незамедлительно перенесли «облачную папку» на Яндекс.Диск.

5. Выжимаем из хостинга все
Ранее на оплачиваемом хостинге размещался только сайт компании и электронная почта. Для текущих разрабатываемых веб-проектов был приобретен дополнительный хостиг исключительно для разработки и демонстрации веб-проектов. Ввиду небольшой величины компании для управления бизнес-процессами использовался только бумажный документооборот. Для упрощения процесса работы пользователей с различными облачными сервисами, а также для упрощения процедуры взаимодействия между пользователями, было решено разместить на хостинг программный продукт Feng Office Community Edition. С описанием этого веб-офиса и его возможностями Вы можете ознакомиться в статье Обзор облачного офиса Feng Office Community Edition.

Дабы сэкономить пространство на хостинге для веб-офиса, было решено использовать почту Яндекса с доменом компании.
Для хостинга также была докуплена услуга SSL-шифрования, чтобы повысить безопасность при работе сотрудников в веб-офисе.
В итоге имеем следующую картину:

Теперь рабочие места бухгалтеров и управленческого состава представляют собой терминальные клиенты для доступа к ресурсам Интернет. Работники, в постоянном присутствии которых нет необходимости, были переведены в ранг «дистанционных работников». Количество рабочих мест сократилось, необходимость в серверной комнате отпала, в связи с этим появилась возможность отказаться от какой-либо одной комнаты. Из серверного оборудования остался только один бесшумный сервер на платформе Intel Atom для резервирования всей необходимой информации, а также сетевое оборудование — все это разместилось в одном коммуникационном шкафу.

Как видно на рисунке выше, теперь пользователи работают с огромным количеством сторонних сервисов. Чтобы облегчить эту задачу и автоматизировать рабочий процесс используется Feng Office, установленный на хостинге компании.
Для каждого пользователя в Feng Office создается его личный проект (аналог рабочего стола), к которому привязываются ссылки на все необходимое облачное ПО (см. рисунок ниже).

Кроме того, во вкладке (модуле) «Документы» пользователь может хранить все необходимые для работы документы, подключать ссылки на любые документы, размещенные в Интернет, например в Microsoft SkyDrive.

В Контактах сам пользователь может вписать все необходимые ему контакты для того или иного проекта, в Задачах пользователь просматривает свои текущие обязанности, в Email пользователь может просматривать свою электронную почту, со всех своих электронных ящиков и т.д.

Feng Office, в нашем случае, выступает связующим звеном, которое помогает организовать всю работу в компании между всеми сотрудниками компании, взаимодействие сотрудников компании с облачными сервисами, а также организует взаимодействие сотрудников компании с партнерами и клиентами.

Итог

После всех преобразований, помимо снижения расходов, был получен удобный безопасный сервис B2B для работы с нашими партнерами и клиентами, повысили мобильность наших сотрудников и получили удобный инструмент управления бизнес-процессами внутри компании.
Подсчитаем расходы на ИТ и рабочие площади в новых условиях:
1. Кол-во постоянных рабочих мест: 6 ед.
2. Оплата ИТ-поддержки: 5 000 руб./мес (возложена доп.нагрузка на существующих специалистов с доплатой, благо обслуживать теперь осталось мало что).
3. Аренда площадей: 3 комнаты (кабинет директора совмещенная с комнатой совещаний — вместо старой комнаты менеджеров/работников; бухгалтерия; комната отдыха и встреч — вместо старого кабинета директора, с кондиционером, диваном и кулером для воды) примерно 18 000 руб./мес., т.е. мы отказались от комнаты, которая выполняла функции комнаты совещаний.
4. Покупка ПО ежегодно: примерно 10 000 руб./год. (только бухгалтерское ПО)
5. Затраты на серверное и сетевое оборудование: 30 000 руб./год. (замена и ремонт тонких клиентов, сетевого оборудования и пр. оборудования)
6. Затраты на междугороднюю телефонную связь: 900 руб/мес.
7. Затраты на Интернет: 4 000 руб./мес.
8. Затраты на хостинг: 600 руб/ мес. (докуплена поддержка шифрования)
ИТОГО: затраты на ИТ и рабочие площади составили примерно 31 833 руб./мес.
Экономия после модернизации составила 27 533 руб./мес. на эту сумму был увеличен фонд оплаты труда.
В целом, внедрение облачных сервисов прошло безболезненно. Удалось неплохо сэкономить и повысить продуктивность, причем инвестиции в процесс модернизации были минимальны. Хотелось бы все же сделать оговорку, представленное решение позволительно лишь в следующих случаях:
1. если функционал подобранного облачного ПО полностью устраивает персонал;
2. если в вашей компании не используется дорогостоящее узкоспециализированное ПО;
3. если у вас простая ИТ-инфраструктура, либо ее вообще нет, в противном случае вложенные в ИТ-инфраструктуру средства были потрачены напрасно.
Проработав в таком режиме два месяца был замечен ряд изменений в жизни компании:

• теперь мало кто носит с собой «флешки»
• многие коллеги обзавелись планшетными ПК и нетбуками — начался самостоятельный процесс внедрения BYOD
• удобство работы с клиентами и партнерами повысилось, партнеры могут оперативно получать всю интересующую их информацию и оставлять коммерческие предложения напрямую директору, а клиенты могут следить за процессом выполнения заказа.
• некоторые сотрудники теперь работают дома и приходят в офис, чтобы обсудить текущие проекты и выпить кофе — что, несомненно, повышает дружескую атмосферу в коллективе.

источник